Já ouviu falar da Tragédia dos Comuns? Não? Sabe quando muitas pessoas compartilham responsabilidades sobre alguma coisa e nada acontece? É como se no fim das contas ninguém se sentisse responsável por aquilo de verdade.
É daí que vem aquele velho ditado: “Cachorro com dois donos morre de fome“. Um deixa para o outro dar comida para o pobre animal, e no fim do dia, ele passa fome, porque ninguém cuida dele.
Uma boa prática para evitar esse tipo de situação é garantir que as ações ou atividades tenham um responsável claro de acordo suas responsabilidades.
Mesmo em equipes que utilizam métodos ágeis, gosto de recomendar que nas reuniões de retrospectiva, por exemplo, onde se fala sobre as ações de melhoria contínua (PDCA), que para cada ação de melhoria seja definido um responsável para garantir que, mesmo com ajuda de outros, aquilo seja feito até a próxima reunião.
Na minha experiência quando isso não é feito, ninguém efetivamente se compromete e as reuniões se tornam vazias, pois se discute uma série de coisas que nunca são executadas. Isso porque ao sair dali todos voltam as suas atividades normais e deixam o que foi discutido para outra pessoa fazer (ou melhor, para ninguém fazer).
AoR – Áreas de Responsabilidade
Uma técnica comum que é utilizada em empresas são as AoR (Areas of Responsibility ou Áreas de Responsabilidade) .
No livro The Great CEO Within o autor Matt Mochary, que foi CEO de várias Startups do Vale do Silício, recomenda que as empresas criem um documento listado todas as funções da companhia e para cada uma delas determine quem é a pessoa responsável.
Esse documento servirá para que as pessoas rapidamente descubram para quem devem perguntar coisas, e que nenhum tema importante dentro da organização fique sem um dono.
Certifique-se que todo mundo da empresa saiba como encontrar esse documento. Coloque um link na Intranet. É importante que seja acessado constantemente de forma rápida e fácil.
Todo mundo deve saber como acessar, atualizar, incluir as novas funções que naturalmente vão aparecendo à medida que a organização vai crescendo e se tornando mais complexa.
Alguns exemplos de itens desse documento seriam:
Departamento: Executivo; AoR: Aprovar gastos acima de 100k. Responsável: Joana
Departamento: Desenvolvimento; AoR: Agendar Reuniões de Review com Clientes. Responsável: Célia
Departamento: Vendas; AoR: Distribuir Metas de Venda. Responsável: Paulo
Departamento: Marketing; AoR: Escrever Press Releases. Responsável: Wilson
Método Alternativo
No Management 3.0, Jurgen Appelo faz uma mistura entre as áreas de responsabilidade e outras ideias criando o quadro da delação que é uma alternativa a esse método. Vale a pena conhecer também, leia o artigo para aprender mais sobre os 7 níveis de autoridade e quadros de delegação.
E você? Já notou a Tragédia dos Comuns acontecendo na sua Empresa?
Já viu alguma outra solução que funcione bem para evitar?
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